Desvendando os 5’s

Ana Branco - desvendando os 5s's

Partilha:

Todas as empresas que pretendem melhorias de qualidade tem que começar por aspetos básicos, por exemplo, 5S’s, um programa dedicado a organizar o ambiente de trabalho e conservá-lo arrumado e limpo, manter as condições padrão e a disciplina necessária para a execução de um bom trabalho. (OSADA, 1992, p. 203)

Num mundo em constante e crescente evolução a adesão das empresas a processos de mudança, é uma necessidade urgente. As organizações que pretendem manter-se estáveis no mercado, são obrigadas a mudar processos, comportamentos, práticas de gestão devido aos cenários e conjunturas nacionais e internacionais.

5S’s é uma ferramenta excelente para garantir resultados nos processos de mudança sejam eles comportamentais, de gestão, logísticos ou outros…
São as pessoas que garantem uma empresa a funcionar, e nesse sentido com um bom ambiente a vários níveis os resultados são conseguidos de forma saudável.

O termo 5S’s provêm das palavras que em Japonês, começam com um S (Sensos): Seiri (Senso de Utilização), Seiton (Senso de Organização), Seisou (Senso de Limpeza), Shitsuke (Senso de Autodisciplina), Seiketsu (Senso de Saúde e Higiene)
Sendo o planeamento o princípio n.1 da logística, os 5S’s tornam-se indispensáveis num processo de planeamento estratégico numa organização.

Os 5S’s foram interpretados como “sensos” não só para manter o nome original do programa, mas porque refletem melhor a ideia de profunda mudança comportamental. É preciso “sentir” a necessidade de fazer. Assim, adotou-se: senso de utilização, para seiri; senso de organização, para seiton; senso de limpeza, para seisou; senso de saúde e higiene, para seiketsu e senso de autodisciplina, para shitsuke. Outros termos encontrados na literatura com certa frequência são: organização, arrumação ou selecção, para seiri; ordenação, arrumação, organização e sistematização, para seiton; higiene, asseio para seisou ou padronização para seiketsu e disciplina, educação e comprometimento para shitsuke. (SILVA, 1994, p. 14-15).

No livro Ribeiro, 1994, p. 18 “Organizar é separar as coisas necessárias das que são desnecessárias, definindo um local específico para aquelas que deixaram de ser úteis para aquele ambiente”.
O senso SEIRI é saber utilizar sem desperdiçar. É importante realizar uma classificação de materiais necessários e desnecessários na empresa e depois elaborar a separação correta desses, como guarda, envio para reparação, envio para outro departamento ou eliminação. Devemos ter o máximo cuidado com o que vai ser eliminado para não perdermos informações e/ou documentos importantes.

As principais vantagens do Seiri são:
➡ Libertação de espaço;
➡ Eliminação de ferramentas, armários, prateleiras e materiais em excesso;
➡ Eliminação de dados de controle ultrapassados;
➡ Eliminação de produtos/mercadorias desatualizados e sucata;
➡ Diminuição de possíveis acidentes.

Definem-se nesta fase as áreas de eliminação. Estas devem ser bem sinalizadas, evitando assim, que se tornem “áreas de desorganização”. Deve-se procurar etiquetar e controlar todo o material a ser eliminado, seja para recuperação, venda, armazenagem ou materiais para a reciclagem, lixo ou sucata.

Seiton – Ordenação – Ordenar

Ordenar é guardar as coisas necessárias, de acordo com a facilidade de acesso tendo em conta a frequência de utilização, o tipo e o peso do objeto, como também uma sequência lógica prática, ou de fácil memorização. Quando se tenta ordenar as coisas, o ambiente fica mais arrumado, mais agradável para o trabalho e, consequentemente, mais produtivo. (RIBEIRO, 1994, p. 18).
Com o SEITON aprendemos a utilizar sem desperdiçar de maneira organizada. Utiliza-se esta ferramenta para arrumar as coisas que sobraram depois do SEIRI. Tem como conceito-chave a simplificação. Deve-se ter stock, mas de forma ordenada/organizada, sistematizada e padronizada, facilitando assim, o uso, manuseio, localização e armazenagem.
As suas principais vantagens são:
📦 Melhorar o controle e a organização de documentos, materiais, ferramentas e outros objetos, tornando o acesso rápido e fácil para localização destes.
⏱ Economizar tempo e esforço;

⚠ Diminuir acidentes.

SEIKETSU: PADRONIZAÇÃO

No livro de Ribeiro, 1994, p. 19 “Manter o asseio é conservar a saúde e higiene, tendo o cuidado para que os estágios de organização, ordem e limpeza, já alcançados anteriormente, não retrocedam. Isto é executado através da padronização de hábitos, normas e procedimentos”.
Após o cumprimento das três primeiras etapas do programa 5S’s, deve-se padronizar e melhorar de forma contínua as atividades. É nesta fase que devem ser elaboradas normas para detalhar as atividades que serão executadas no dia-a-dia e as responsabilidades de cada um.
Este senso significa criar condições favoráveis à saúde física e mental, zelar pela higiene pessoal, promovendo um ambiente saudável e cuidado, sempre, para que as informações, comunicados sejam claros, de fácil leitura e compreensão.
Deve-se manter um comportamento ético, bom relacionamento interpessoal e cultivar um clima de respeito mútuo nas diversas relações.
Como principais vantagens, o seiketsu apresenta:
➡ Equilíbrio da saúde;
➡ Melhoria do ambiente de trabalho;
➡ Ajuda a manter boas condições nos locais de trabalho;

➡ Proporciona melhores condições de segurança para todos.

SHITSUKE: DISCIPLINA

Ribeiro, 1994, p. 19 “Ser disciplinado é cumprir rigorosamente as normas e
tudo o que for estabelecido pelo grupo. A disciplina é um sinal de respeito ao
próximo”.
Através do senso de autodisciplina é possível desenvolver o hábito de
conservar as melhorias obtidas, procurando sempre novos desafios. Nesta fase
exigem-se o compromisso pessoal, o cumprimento dos padrões éticos, morais e
técnicos, definidos pelo programa, a fim de mantê-lo em funcionamento.
Algumas vantagens do Shitsuke são:
➡ Trabalho diário agradável;
➡ Melhoria nas relações humanas;
➡ Valorização do ser humano;
➡ Cumprimento dos procedimentos operacionais e administrativos;

➡ Melhor qualidade, produtividade e segurança no trabalho.

SEISO : Limpeza

Limpar é eliminar a sujidade, efetuando análises para descobrir e ir à fonte dos problemas. A limpeza deve ser encarada como uma oportunidade de inspeção e de reconhecimento do ambiente. Portanto, é de fundamental importância que a limpeza seja feita pelo próprio que está a usar o ambiente. (RIBEIRO, 1994, p. 18).
Nesta etapa deve-se limpar a área de trabalho, investigando as rotinas que geram sujidade e procurar modificá-las com o objetivo de melhorar os resultados. Engloba-se no “bolo” da sujidade todo e qualquer agente que venha a agredir o meio, como por exemplo, iluminação deficiente, mau cheiro, ruídos, pouca ventilação, poeira, etc.
É da responsabilidade de cada um zelar pela conservação do espaço, equipamentos, materiais que utiliza… A prática do SEISO inclui o não desperdício de materiais, manter a ordem em todos os espaços após o uso, etc.
Tem como vantagens:
➡ Melhorar o ambiente de trabalho;
➡ Proporcionar satisfação aos empregados por trabalharem num ambiente limpo;
➡ Garantir maior segurança e controle sobre os equipamentos, máquinas e
ferramentas;
➡ Evitar o desperdício.

📃 A ferramenta dos cinco sensos, ou seja, os 5S’s é considerado o passo inicial e o requisito básico para a implantação de vários programas a vários níveis, sejam eles de qualidade, controle, ou outros…
Os 5S’s, conforme temos vindo a falar de forma resumida, é um conjunto de cinco conceitos simples, derivado de palavras japonesas, todas iniciadas com S. São elas: seiri (organização), seiton (ordenação/ordenar), seiso (limpeza), seiketsu (padronização) e shitsuke (disciplina).

Resumindo, os 5S’s consistem na determinação das pessoas em organizar o local de trabalho, mantê-lo arrumado,
limpo, em condições padronizadas e disciplinadas de forma necessária para a execução dos trabalhos, com o mínimo de supervisão possível.
É importante para integrar os colaboradores, tornar o ambiente mais leve, agradável e organizado. Trata-se de um
processo de melhoria contínua e sem fim.

É necessário mudar a forma como as pessoas encaram o seu trabalho e o que fazem. Todos devem participar, atuar juntos para construir uma equipa forte, unida e comprometida para o cumprimento dos objetivos propostos. É fundamental começar, o difícil mesmo é persistir, pois, uma das maiores dificuldades encontradas e que terá de ser superada, é a mudança de cultura em todos os níveis hierárquicos.

E não importa o quanto as pessoas dominem a teoria, deve-se agir, colocar tudo o que sabem em prática para gerar resultados e também, um esforço adicional para manter o sucesso, inclui-se aqui, ambientes limpos, organizados, com métodos adequados e bem-estar que proporcionem condições para uma maior produtividade.
Como principais vantagens, os 5S’s apresentam:
➡ Melhor segurança e desempenho pessoal, prevenção de danos à saúde de todos e a possíveis acidentes;
➡ Melhora a imagem interna e externa da empresa e eleva a satisfação e motivação de todos para com o trabalho.
Com o tempo e a implantação adequada desta ferramenta, trará benefícios, alguns deles são: eliminação de stocks e documentos, maior aproveitamento do espaço, melhoria no layout, padronização, controle, organização e limpeza em todos os ambientes, redução do índice de acidentes, redução de custos, maior participação de todos ostrabalhadores, melhoria na comunicação interna, maior conforto e comodidade, economia de tempo e esforço.

Em resumo, os 5S’s melhoram o ambiente no trabalho em geral.
Ana Branco
Ana Branco

Trabalho com profissionais, líderes, empreendedores e gestores de empresas com forte componente comercial e industrial.

Mais artigos

Partilha:

Receber novidades

Ao subscrever está aceitar as nossas politicas de privacidade. Pode remover-se quando quiser.